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批量整理文件会议纪要和外文视频

WorkBuddy Enterprise Office AI Employee Team Training Course

  • 编写单位：广西东创智能科技有限公司
  • 目标受众：企业员工 / 管理层 / AI 初学者
  • 课程版本：V1.1
  • 编写日期：2026年9月5日

本章目录​

  • 第1节 批量整理文件会议纪要和外文视频

本章能力结果​

  • 学员能够理解本节内容在第 3 章中的作用，并独立完成对应的基础任务。
  • 本节承接前序课程的基本认知，并为后续综合实践与进阶应用提供操作基础。

课时内容​

目录​

  • 一、课时目标
  • 二、课时重点
  • 三、开场引入
  • 四、正文讲解
  • 五、本节小结

一、课时目标​

  • 根据案例要求独立完成批量整理文件会议纪要和外文视频，并检查交付结果是否符合预期。

二、课时重点​

  • 核心概念： 任务拆解、输入准备、执行确认与结果验收
  • 关键判断： 能够选择合适的处理方式，并在执行前识别权限和数据风险
  • 操作结果： 完成一轮

三、开场引入​

掌握功能之后，还需要把能力应用到真实任务中。本节以《批量整理文件会议纪要和外文视频》为案例，带领学员从需求描述走到结果验收。

四、正文讲解​

一、文档说明​

本文介绍如何用 WorkBuddy 处理三类常见任务：批量整理文件、整理会议纪要、翻译外文视频。适合需要快速提取内容、重组信息或生成结果文件的场景。

二、批量重命名文件​

适用场景与目标​
  • 适用场景：文件夹里有一堆命名混乱的图片、合同、票据或资料，想按统一规则改名方便查找。
  • 目标效果：根据文件内容或时间信息，自动生成统一、可检索的文件名。
示例指令​

请读取这个文件夹里的文件内容或属性，按「日期 + 主题 + 类型」的规则批量重命名，先展示重命名预览，确认后再执行。

开始前的准备​
  • 怎么交给 WorkBuddy：将文件夹路径设置为工作空间，或直接把文件拖进对话框。
  • 支持的文件：常见文档（PDF、Word、Excel、PPT）、图片、文本，以及带可读文字或时间属性的文件；命名依据可以是文件内容，也可以是创建/修改时间、原标题等属性。
  • 本地权限：WorkBuddy 需要对该文件夹有读取和改名权限。系统保护目录、企业管控目录等受保护路径会被拦截或要求你确认，不会悄悄改动。
  • 处理时长：取决于文件数量和内容复杂度，少量文件通常几分钟内完成；文件很多时会更久，建议先拿一小批试跑，提交后保持电脑在线。
预期效果​

先输出一张重命名对照表：

批量重命名

你「确认执行」后，WorkBuddy 才会真正改名，并告知完成数量与跳过的文件。

批量重命名任务返回
安全提示​

批量重命名会直接改变你的文件，属于高风险操作：

  • 先备份或小批量试跑：重要目录建议先复制一份，或先对几个样本文件试跑，确认规则符合预期再扩大范围。
  • 只在你确认后执行：让 WorkBuddy 先展示预览，你明确回复「执行」后再写入。
  • 保留可回退的依据：修改前 WorkBuddy 会在系统上自动备份；你也可以让它先输出一份新旧文件名对照表，需要时可手动改回原名。
  • 避开敏感文件：系统目录、加密文件、正被其他程序占用的文件会被自动跳过；含隐私、财务密钥、凭证的目录不要直接批量处理，建议先移到独立临时目录。

三、整理会议纪要​

适用场景与目标​
  • 适用场景：会议录音、聊天记录或零散笔记需要整理成正式纪要。
  • 目标效果：提炼议题、结论、待办事项与负责人。
示例指令​

请根据我提供的会议记录，整理成一份正式会议纪要，包含会议主题、关键结论、行动项、负责人和截止时间。

开始前的准备​
  • 怎么交给 WorkBuddy：把会议记录文本直接粘贴到对话框，或把本地文件（如 TXT、Markdown、Word、PDF）拖进对话；如果是录音，可先在本地配置语音转写能力把音频转成文字再整理。
  • 支持的内容：以文本为主，原始录音、视频需先转为文字后再整理。
  • 本地权限：读取上传的会议文件需要该目录的读取权限；输出纪要默认保存在当前会话或你指定的工作空间，写入需对应目录权限。
  • 处理时长：与记录长度有关，短记录很快，长记录或多轮聊天会更久，建议先小批量验证。
预期效果​

输出一份结构化纪要，例如：

会议纪要

四、外文视频翻译​

适用场景与目标​
  • 适用场景：课程视频、访谈、产品演示或培训视频需要翻译与摘要。
  • 目标效果：提取字幕内容，翻译成中文，并输出重点摘要。
示例指令​

请帮我提取这个外文视频的字幕内容，翻译成中文，并整理成一份便于阅读的摘要文档，重点标出关键观点和专业术语。

开始前的准备​
  • 怎么交给 WorkBuddy：提供视频文件的本地路径，或提供独立的字幕文件（如 SRT、VTT）。
  • 字幕从哪来：优先使用视频内嵌字幕或外挂字幕文件；如果没有字幕，需要先用语音转写把音频变成文字，再翻译（识别准确度受音质、语种、口音影响）。
  • 支持的文件：常见视频与字幕格式；超长视频建议分段处理。
  • 本地权限：读取视频/字幕需要对应目录的读取权限；输出摘要写入需目标目录权限。
  • 处理时长：与视频时长正相关，无字幕需先转写时会更久，建议预留充足时间并保持设备在线。
预期效果​

输出一份翻译摘要，例如：

翻译视频

五、批量提取合同信息并建立台账​

适用场景与目标​
  • 适用场景：行政、销售、采购或财务人员需要从多份合同中整理关键字段，建立统一台账。
  • 目标效果：提取签约方、合同金额、签约日期和到期日，生成可筛选的 Excel 台账，同时标记缺失字段与临近到期项目。
开始前的准备​
  1. 使用模拟合同或已经完成脱敏的合同副本，不直接使用包含客户隐私、账号、密钥或未公开商业信息的原始文件。
  2. 将待处理合同复制到独立工作目录，保留原文件不变。
  3. 先选择 3 至 5 份合同作为样本，确认字段名称、日期格式和金额单位。
  4. 准备空白台账，建议字段包括文件名、签约方、金额、签约日期、到期日、缺失字段和原文位置。
示例指令​

请读取当前工作目录中的合同副本，提取每份合同的文件名、签约方、合同金额、签约日期和到期日。先处理前 5 份并输出预览，不修改原文件。确认字段无误后，再生成 Excel 台账，按到期日升序排列；缺失信息填写“待核实”，并在单独工作表中列出原文件位置和需要人工复核的项目。

操作步骤​
  1. 小批量预览：先处理样本合同，检查字段是否取自正确条款。
  2. 确认提取规则：统一金额单位和日期格式，明确续签、补充协议等特殊情况的处理方式。
  3. 批量生成台账：在用户确认后处理剩余合同，并保留文件名和原文位置。
  4. 标记异常项目：列出字段缺失、金额格式异常、日期冲突和即将到期的合同。
  5. 人工抽查验收：抽查高金额、近期到期和缺失字段项目，确认后再将台账用于正式工作。
预期交付物​
  • 合同信息台账.xlsx
  • 合同异常与缺失字段清单.md
  • 合同文件名、台账行与原文位置的对照记录
安全提示​
  • WorkBuddy 只负责信息提取、整理和风险提示，不代替法务作出合同有效性或法律风险结论。
  • 未经人工确认，不自动修改合同、发送台账或上传到外部系统。

六、使用建议​

  • 先说清输出格式：提前说明要 Markdown、Word、表格还是纯文本。
  • 补充约束条件：如命名规则、纪要结构、翻译风格与术语保留方式。
  • 先小批量验证：先对少量文件试一次，确认效果再扩大全量。
  • 高风险操作先看预览：批量重命名、文件写入等会改变本地状态的操作，务必先看预览与对照表，确认后再执行。
  • 预留真实时长：视频翻译、长纪要等任务耗时较长，提交后保持设备在线，避免中途中断导致结果缺失。

五、本节小结​

本节完成了文件重命名、会议纪要整理、外文视频翻译和合同台账生成四类任务。学员应能先用样本验证规则，再批量处理材料，并通过预览、来源对照和人工抽查确保结果可追溯、可验收。